Döntés
Amikor elhatározod, hogy belevágsz a feliratkozók gyűjtésébe és a hírlevelek küldésbe, a legfontosabb döntésen már túl vagy. De ezt követően egy sor újabb dologról kell határoznod a megvalósítás során. Először is érdemes a legelején kitalálnod, kinek és milyen típusú hírlevelet szeretnél küldeni. Ma már igen szigorú szabályok vonatkoznak az e-mail címek és egyéb személyes adatok gyűjtésére.
Ezért rögtön az elején át kell gondolnod, hogy:
- Ki a célcsoport, várhatóan kik fogják megadni az e-mail címüket? Felnőttek vagy fiatalok, esetleg 14 év alattiak vagy idősek lesznek a levelek címzettjei?
- Milyen tartalmú leveleket szeretnél küldeni nekik? Híreket a szervezet tevékenységéről, program-javaslatokat, felmérésben való részvétételre ösztönöznéd őket, esetleg közvetlen akciókat reklámoznál (direkt marketing) stb.?
Ezt azért kell jó előre átgondolni, mert ennek megfelelően tudod megtervezni az adatkezelési folyamatokat, majd ezek alapján elkészíteni az adatkezelési tájékoztatót.
Adatkezelés
A hírlevelezéshez kapcsolódó adatkezelésre 2018. május 25. óta hazánkban is az európai Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR = General Data Protection Regulation) vonatkozik. Ha vállalkozóként, civil szervezetként magánszemélyekkel kerülsz kapcsolatba, akkor biztos hallottál már eleget erről, és utána is néztél a rád vonatkozó szabályoknak.
Itt egy kis összefoglaló magáról az elméleti háttérről, és itt találod a teljes rendeletet.
Ha eddig még nem volt hírleveled, akkor az erre vonatkozó előírásokkal viszont most kell összebarátkoznod.
A szabályos listaépítéshez a különböző célból gyűjtött adatokat külön kell kezelni.
Mit jelent ez? Ha küldenél egyszerű információs hírleveleket (a szervezet tevékenységéről vagy zöld edukáció céljából) és néha reklámokat is (pl. akciós áruk a szervezet webshopjában, kedvezményes belépés egy zöld rendezvényre), akkor a feliratkozóktól külön kell engedélyt kérni a marketing témájú levelekre pl. külön checkbox használatával. Lesz egy listád a hírlevél igénylőkre és külön lista lesz azokról, akiknek marketing kampány leveleket is küldhetsz.
Ha esetleg 14 év alattiaktól gyűjtesz adatot (pl. környezeti nevelési témájú oktató leveleket küldesz), akkor minden esetben csak a szülő nyilatkozhat és ezt be is kell tudni mutatni egy ellenőrzés során. 14-16 év közötti életkorú fiataloknál pedig utólag kell bekérned a felnőtt jóváhagyását. Tehát itt a fiatal címzett és a szülő adatait is kell kezelned.
Tudod már, milyen típusú leveleket fogsz küldeni? Akkor elkészítheted a szabályos feliratkoztató űrlapot.
Fontos, hogy a feliratkozáshoz csak olyan személyes adatokat kérhetsz be, ami feltétlenül szükséges az adott tevékenységhez. És az adatvédelmi szabályzatodban azt is pontosan meg kell mondanod, meddig és milyen célból kezeled ezeket az adatokat.
Az űrlapon az érdeklődőtől bekért adatok beviteli mezőjén kívül szerepelni kell a feliratkozó nyilatkozatait begyűjtő elemeknek is. A feliratokozáskor az érdeklődőnek nyilatkoznia kell arról, hogy szabad akaratából, konkrét célra, tájékoztatást követően járult hozzá adatai megadásához. Ez a gyakorlatban úgy néz ki, hogy üres jelölőnégyzeteket kell bepipálnia, mielőtt a feliratkozó gombra kattint.
Minimálisan két jelölőnégyzetnek kell szerepelnie az űrlapon:
- hozzá kell járulnia ahhoz, hogy számára üzeneteket küldj (különböző témánként külön-külön kell nyilatkoznia pl. hírek, reklámlevelek stb,)
- jeleznie kell, hogy elolvasta és tudomásul vette az adatvédelmi feltételeket. Az űrlapról közvetlenül elérhetővé kell tenned az adatvédelmi szabályzatot, tájékoztatót.
Hely
A látogatók ritkán keresik tudatosan a hírlevélre való feliratkozás lehetőségét. Ehhez igazán elkötelezett érdeklődőnek kell lenni. Mivel nem ez a jellemző, neked kell azon dolgoznod, hogy minél több látogató találkozzon ezzel a lehetőséggel és meg is adja az e-mail címét. Ebben segít, ha a honlapon több helyen, jól látható, feltűnő és könnyen elérhető részeken jelenik meg a feliratkozó felület. És ne csak a honlapon hirdesd, jelenjen meg az általatok használt egyéb felületeken is pl. közösségi média oldalakon, nyomtatott kiadványokban, rendezvények anyagain stb.!
Formailag ilyen lehetőségeid vannak:
- beúszó vagy cselekvésre felugró ablak (pl. pár perc után vagy mielőtt elhagyná az oldalt)
- oldalsáv tetején
- fejlécben
- a blogbejegyzések végén
Forma
A szigorú adatkezelési szabályok egyértelműen kijelölik a feliratkozó oldal kötelező elemeit is:
- e-mail cím helye, ahol megadja az adatát,
- bejelölhető (checkbox) formában: „elfogadom az adatkezelési szabályokat”. Itt szerepelhet közvetlenül kattintható link a korábban elkészített szabályzatra. Ha ezt nem teszed meg, akkor is a honlapon a látogatónak maximum 2 kattintással el kell tudni érnie ezt a szabályzatot.
- külön hozzájárulás ahhoz, hogy egyéb, reklám témájú (eDM) leveleket is küldhetnek,
- feliratkozom gomb (vagy bármilyen más szövegű gomb, amire kattintania kell).
Figyelj arra, hogy egyértelműen a látogatóknak kell döntenie arról, hogy milyen leveleket kérnek! Tehát:
- Nem írhatod oda egy mondatban, hogy a feliratkozással bizony ilyen tartalmú leveleket is fog kapni!
- Nem pipálhatod be előre ezt a checkbox-ot, neki kell ezt megtennie!
Ha mégis csak egy listát szeretnél kezelni és ott marketing célú leveleket is küldenél, akkor dönthetsz úgy, hogy csak azoknak küldesz hírlevelet, akik kérik a reklám üzeneteket is. Ezt a feliratkozás folyamatában közölheted az érdeklődővel és majd ő eldönti, így is megadja-e az e-mail címét.
Ahhoz, hogy a folyamat jól működjön, még két formai lépésre szükség van:
- a feliratkozás után kell valamilyen visszajelzés annak sikeréről (automatikus köszönőoldal vagy visszaigazoló levél,
- fel kell építeni a leiratkozás folyamatát is, ami nem lehet bonyolultabb a feliratkozásnál. Kell hozzá leiratkozó gomb vagy link, válaszüzenet és a leiratkozók adatbázisa.
Már küldheted is az első levelet. Erre figyelj az egyes leveleknél formailag:
- a levél „küldő” adatánál az adatkezelő pontos neve szerepeljen,
- a címzett csak egy személy lehet, senki más adata nem szerepelhet a címzettek között,
- a levélben, általában legalul kell egy hivatkozás az adatvédelmi szabályzatra, akár az oda vezető linkkel együtt,
- kell a levél alján egy aktív, kattintható leiratkozási lehetőség.
Eszköz
Szerencsére ma már jobbnál jobb hírlevél küldő alkalmazások segítenek abban, hogy a teljes folyamat egyszerű, szabályos és rendkívül hatékony legyen. Részben a honlapod adottságaitól függ, milyen segítséget érdemes választanod ehhez a munkához (pl. csak egy e-mail beviteli mezőt lehet létrehozni vagy könnyen fel tudsz tenni egy widget-et). Vannak köztük nagyon okos és ingyenes változatok, és találsz magyar szolgáltatókat is. Csak néhány példa: Mailchimp, Mailmaster, Listamester, Webgalamb stb.
Ösztönzés
A neten böngészők ma már megválogatják, kinek és milyen célból adják meg e-mail címüket. Ez nem jelenti azt, hogy lehetetlen feliratkozókat gyűjteni, de valódi értéket kell ajánlanod cserébe. Ha a látogatóid nyitottak a környezetvédelmi kérdésekre, szeretnének fejlődni és új információkhoz jutni az általatok képviselt és ismert területen, akkor szívesen iratkoznak fel az oldalatokon.
De érdemes kicsit ösztönözni az érdeklődőket! Ennek az eszköze lehet az ú.n. „csali”. Ez olyan ingyenes és hasznos tartalmat jelent, amit az érdeklődők a feliratkozásukért cserébe kapnak.
Mit ajánlhat fel egy zöld szervezet ingyen a látogatóinak az e-mail címért cserében? Íme néhány ötlet:
- letölthető PDF, e-book: ez a leggyakrabban alkalmazott csali. Van egy tanulmányotok a megújuló energiákról vagy egy útmutató a helyes komposztálásról? Egy összegyűjtött „Hogyan legyél zöldebb” listátok? Egy egészséges recept-gyűjteményetek vagy egy friss listátok a bio piacokról?
- e-mail tanfolyam: készíthetsz egy levél sorozatot egy adott témában (pl. öko háztartás, energiatakarékos otthon), ami az olvasókat tanítja, hasznos információkkal látja el.
- oktató videó: nagyobb szervezetnél ez lehet akár egy saját gyártású természetfilm vagy egy kertészeti tanácsadó kisfilm, de itt is jól működhet a „Hogyan legyél zöldebb” rövid tanácsokból álló videó-sorozat is.
- hanganyag: készíthetsz kép nélkül MP3 anyagot is, amit bárhol meghallgathatnak. A téma a fentiekhez hasonlóan lehet pl. heti zöld okosságok, újdonságok.
- külön zárt közösség a feliratkozók számára pl. Facebook csoport formában, ahol a közös érdeklődés a környezetvédelem iránt összehozza a társaságot.
- ingyenes tanácsadás Skype-on vagy e-mailben pl. egy zöld beruházásról, környezetkímélő termékek használatáról.
Ha ezen a folyamaton végigküzdöd magad, akkor már minden feltétel adott ahhoz, hogy elindítsd a szervezet sikeres és hatékony e-mail marketingjét!
Kezdj hozzá minél előbb!
Hírlevél témában 2016 végén készítettem egy felmérést a hazai zöld civilek hírlevelezési gyakorlatáról. Nemrég pedig adtam 7 egyszerű tippet, amivel érdekesebbé teheted a tárgymeződ, így ösztönözve kattintásra a címzetteket.
Ha újabb és újabb ötleteket szeretnél kapni környezetvédelmi témájú online kommunikációdhoz, gyere és kövesd a Zöld Tartalom Facebook oldalt!
Ha ennél is komolyabban gondolod, válogass a SZOLGÁLTATÁSOK között!
Hasznosnak találtad? Akkor ajánld ismerőseidnek is!