Döntés

Amikor elhatározod, hogy belevágsz a feliratkozók gyűjtésébe és a hírlevelek küldésre, a legfontosabb döntésen már túl vagy. De ezt követően egy sor újabb dologról kell határoznod a megvalósítás során. Először is érdemes a legelején kitalálnod, kinek és milyen típusú hírlevelet szeretnél küldeni. Ma már igen szigorú szabályok vonatkoznak az e-mail címek és egyéb személyes adatok gyűjtésére.

Ezért már a kezdeti szakaszban át kell gondolnod, hogy:

  • Ki a célcsoport, várhatóan kik fogják megadni az e-mail címüket? Felnőttek vagy fiatalok, esetleg 14 év alattiak vagy idősek lesznek a levelek címzettjei?
  • Milyen tartalmú leveleket szeretnél küldeni nekik? Híreket a szervezet tevékenységéről, program-javaslatok, felmérésben való részvététel, esetleg közvetlen akciók, reklámok (direkt marketing) stb.?

Ezt azért kell jó előre átgondolni, mert ennek megfelelően tudod majd megkérni az adatkezelési engedélyt a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságtól (NAIH). Mutatom, hogy milyen adatkezelési célokat találsz majd a kitöltendő űrlapon:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságtól (NAIH) adatvédelmi nyilvántartásba bejelentkező űrlap részlete

Igen, sajnos ez azt jelenti, hogy nem biztos, hogy elég lesz egy adatkezelési nyilvántartási szám a hírlevél küldésre. Ha több célod is van, akkor azokat külön-külön kell bejelenteni. De ne ijedj meg, ez gyorsan, online elintézhető. Meg is mutatom, hogyan.

Adatkezelés

A hírlevelezéshez kapcsolódó adatkezelést be kell jelenteni a hatóságnak. Ennek részletes szabályozását, a törvényi hátterét itt találod:

http://www.naih.hu/toervenyi-hatter.html

A gyakorlati bejelentés ma már online tehető meg a NAIH Avatár program használatával.

A program letöltéséhez szükséges információkat itt találod:

http://naih.hu/bejelentkezes.html

Ez pedig a részletes útmutató az űrlap kitöltéséhez:

http://naih.hu/files/Kitoeltesi-utmutato-2015_09.pdf

Ha pedig közvetlen online szeretnéd megtenni, a felület regisztráció után érhető el:

http://naih.hu/online-uegyinditas.html

Kicsit ijesztően hangzik ez az egész, de nem kell megrettenni tőle. A NAIH Avatar program futtatásakor egy ilyen egy oldalas űrlap nyílik meg. Itt kell megadnod minden szükséges adatot (értelemszerűen, de ha elbizonytalanodsz, akkor a fenti útmutató segít). Ha több célból is szeretnéd a hírlevél listádat használni, akkor több ilyen űrlapot kell kitöltened külön-külön az egyes célokra.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságtól (NAIH) adatvédelmi nyilvántartásba bejelentkező űrlap

Ha elkészültél egy űrlappal, a fenti Ellenőrzés funkcióval megnézheted, minden szükséges adatot megadtál-e, majd a létrehozott XML fájlt a Beküldés funkcióval egyszerűen beküldheted a hivatalnak. Ezek után néhány napot (néha egy-két hetet) várnod kell addig, amíg a bejelentkezes@naih.hu email címről megérkezik az „Adatvételi nyilvántartásba vételi határozat NAIH-XXXXX” tárgyú automatikus válasz. A levélben egy PDF dokumentumot kapsz a saját NAIH számoddal. Ezt kell minden szükséges felületen feltüntetned a jövőben.

Mi a következő lépés, ha megvan a NAIH számod? A szabályos listaépítéshez a különböző célból gyűjtött adatokat külön kell kezelni. Mit jelent ez? Ha küldenél egyszerű információs hírleveleket (a szervezet tevékenységéről vagy zöld edukáció céljából) és néha reklámokat is (pl. akciós áruk a szervezet webshopjában, kedvezményes belépés egy zöld rendezvényre), akkor a feliratkozóktól külön kell engedélyt kérni a marketing témájú levelekre pl. külön checkbox használatával. Lesz egy listád a hírlevél igénylőkre és külön lista lesz azokról, akiknek marketing kampány leveleket is küldhetsz. Ha esetleg 14 év alattiaktól gyűjtesz adatot (pl. környezeti nevelési témájú oktató leveleket küldesz), akkor minden esetben csak a szülő nyilatkozhat és ezt be is kell tudni mutatni egy ellenőrzés során. Tehát itt a fiatal címzett és a szülő adatait is kell kezelned.

Van még egy nagy feladat. A listakezelés megkezdésekor el kell készítened a kötelező adatvédelmi szabályzatot is. Biztosan te is rengeteg ilyet láttál és fogadtál már el, így nem kell ettől sem megijedned.

Ennek a kötelező elemei:

  • a tényleges adatkezelő neve (valós cégnév) és adatai (cím, cégjegyzékszám stb.)
  • adatfeldolgozók, segítők adatai (ezt az űrlapon is meg kellett adni)
  • NAIH nyilvántartási számok felsorolása
  • adatkezelés célja, időtartama
  • részletes ismertető a hírlevél szolgáltatásról és az adatkezelésről, amiben konkrétan a saját szervezetedre vonatkozóan, az ügyfél által érthetően fogalmazva leírod, hogy mit várhat a feliratkozó az adatai megadását követően.

Hely

A látogatók ritkán keresik tudatosan a hírlevélre való feliratkozás lehetőségét. Ehhez igazán elkötelezett érdeklődőnek kell lenni. Mivel nem ez a jellemző, neked kell azon dolgoznod, hogy minél több látogató találkozzon ezzel a lehetőséggel és meg is adja az e-mail címét. Ebben segít, ha a honlapon több helyen, jól látható, feltűnő és könnyen elérhető részeken jelenik meg a feliratkozó felület. És ne csak a honlapon hirdesd, jelenjen meg az általatok használt egyéb felületeken is pl. közösségi média oldalakon, nyomtatott kiadványokban, rendezvények anyagain stb.!

Formailag ilyen lehetőségeid vannak:

  • beúszó vagy cselekvésre felugró ablak (pl. pár perc után vagy mielőtt elhagyná az oldalt)
  • oldalsáv tetején
  • fejlécben
  • a blogbejegyzések végén

Forma

A szigorú adatkezelési szabályok egyértelműen kijelölik a feliratkozó oldal kötelező elemeit is:

  • e-mail cím helye, ahol megadja az adatát,
  • bejelölhető (checkbox) formában: „elfogadom az adatkezelési szabályokat”. Itt szerepelhet közvetlenül kattintható link a korábban elkészített szabályzatra. Ha ezt nem teszed meg, akkor is a honlapon a látogatónak maximum 2 kattintással el kell tudni érnie ezt a szabályzatot.
  • külön hozzájárulás ahhoz, hogy egyéb, reklám témájú (eDM) leveleket is küldhetnek,
  • feliratkozom gomb (vagy bármilyen más szövegű gomb, amire kattintania kell).

Figyelj arra, hogy egyértelműen a látogatóknak kell döntenie arról, hogy milyen leveleket kérnek! Tehát:

  • Nem írhatod oda egy mondatban, hogy a feliratkozással bizony ilyen tartalmú leveleket is fog kapni!
  • Nem pipálhatod be előre ezt a checkbox-ot, neki kell ezt megtennie!

Ha mégis csak egy listát szeretnél kezelni és ott marketing célú leveleket is küldenél, akkor dönthetsz úgy, hogy csak azoknak küldesz hírlevelet, akik kérik a reklám üzeneteket is. Ezt a feliratkozás folyamatában közölheted az érdeklődővel és majd ő eldönti, így is megadja-e az e-mail címét.

Ahhoz, hogy a folyamat jól működjön, még két formai lépésre szükség van:

  • a feliratkozás után kell valamilyen visszajelzés annak sikeréről (automatikus köszönőoldal vagy visszaigazoló levél,
  • fel kell építeni a leiratkozás folyamatát is, ami nem lehet bonyolultabb a feliratkozásnál. Kell hozzá leiratkozó gomb vagy link, válaszüzenet és a leiratkozók adatbázisa.

Már küldheted is az első levelet. Erre figyelj az egyes leveleknél formailag:

  • a levél „küldő” adatánál az adatkezelő pontos neve szerepeljen,
  • a címzett csak egy személy lehet, senki más adata nem szerepelhet a címzettek között,
  • a levélben, általában legalul kell egy hivatkozás az adatvédelmi szabályzatra, akár az oda vezető linkkel együtt,
  • kell a levél alján egy aktív, kattintható leiratkozási lehetőség.

Eszköz

Szerencsére ma már jobbnál jobb hírlevél küldő alkalmazások segítenek abban, hogy a teljes folyamat egyszerű, szabályos és rendkívül hatékony legyen. Részben a honlapod adottságaitól függ, milyen segítséget érdemes választanod ehhez a munkához (pl. csak egy e-mail beviteli mezőt lehet létrehozni vagy könnyen fel tudsz tenni egy widget-et). Vannak köztük nagyon okos és ingyenes változatok, és találsz magyar szolgáltatókat is. Csak néhány példa: Mailchimp, Mailmaster, Listamester, Webgalamb stb.

Ösztönzés

A neten böngészők ma már megválogatják, kinek és milyen célból adják meg e-mail címüket. Ez nem jelenti azt, hogy lehetetlen feliratkozókat gyűjteni, de valódi értéket kell ajánlanod cserébe. Ha a látogatóid nyitottak a környezetvédelmi kérdésekre, szeretnének fejlődni és új információkhoz jutni az általatok képviselt és ismert területen, akkor szívesen iratkoznak fel az oldalatokon.

De érdemes kicsit ösztönözni az érdeklődőket! Ennek az eszköze lehet az ú.n. „csali”. Ez olyan ingyenes és hasznos tartalmat jelent, amit az érdeklődők a feliratkozásukért cserébe kapnak.

Mit ajánlhat fel egy zöld szervezet ingyen a látogatóinak az e-mail címért cserében? Íme néhány ötlet:

  • letölthető PDF, e-book: ez a leggyakrabban alkalmazott csali. Van egy tanulmányotok a megújuló energiákról vagy egy útmutató a helyes komposztálásról? Egy összegyűjtött „Hogyan legyél zöldebb” listátok? Egy egészséges recept-gyűjteményetek vagy egy friss listátok a bio piacokról?
  • e-mail tanfolyam: készíthetsz egy levél sorozatot egy adott témában (pl. öko háztartás, energiatakarékos otthon), ami az olvasókat tanítja, hasznos információkkal látja el.
  • oktató videó: nagyobb szervezetnél ez lehet akár egy saját gyártású természetfilm vagy egy kertészeti tanácsadó kisfilm, de itt is jól működhet a „Hogyan legyél zöldebb” rövid tanácsokból álló videó-sorozat is.
  • hanganyag: készíthetsz kép nélkül MP3 anyagot is, amit bárhol meghallgathatnak. A téma a fentiekhez hasonlóan lehet pl. heti zöld okosságok, újdonságok.
  • külön zárt közösség a feliratkozók számára pl. Facebook csoport formában, ahol a közös érdeklődés a környezetvédelem iránt összehozza a társaságot.
  • ingyenes tanácsadás Skype-on vagy e-mailben pl. egy zöld beruházásról, környezetkímélő termékek használatáról.

Ha ezen a folyamaton végigküzdöd magad, akkor már minden feltétel adott ahhoz, hogy elindítsd a szervezet sikeres és hatékony e-mail marketingjét!

Kezdj hozzá minél előbb!


Ha többet szeretnél tudni arról, hogyan teheted eredményessé környezetvédelmi tevékenységed online megjelenését, töltsd le az AJÁNDÉKOT, ami egy évre való zöld témaötletet ad neked!

Ha ennél is komolyabban gondolod, válogass a SZOLGÁLTATÁSOK között!

Hasznosnak találtad? Akkor ajánld ismerőseidnek is!

(Visited 87 times, 1 visits today)