Ha az email kerül szóba, akkor mindenki tudja, hogy hírlevélként még ma is az egyik legfontosabb marketing eszközről van szó. Viszont sokan nem tekintenek az elektronikus levelezés egészére úgy, mint a rólunk kialakított kép egyik meghatározó csatornájára.
Ugye neked is volt már részed hasonlóban?
- szakmai ötlettel kerestél meg valakit, és a leveledre nem érkezett semmilyen reakció
- személyes találkozást követően próbáltad felvenni valakivel a kapcsolatot, és nem érkezett válasz
- munka ügyben, állásajánlatra jelentkeztél, és a leveled visszajelzés nélkül marad
- korábban felajánlott és meghirdetett ajándékot, segítséget szerettél volna átadni, az ígéreted megtartani, és emailed válasz nélkül maradt
A sort sajnos még sokáig lehet folytatni. 🙁
Ilyen esetekben a legrosszabb a tanácstalanság:
- Megkapta egyáltalán?
- El sem olvasta?
- Elolvasta, de nem érdekli?
- Elolvasta és érdekli, csak nem ér rá?
- Elolvasta és érdekli, csak elfelejtette?
Ugye milyen rossz a levélküldő oldalán állni ilyen kétségekkel?
De mi történik, ha te a címzett oldalon vagy? Hogyan kezeled a bejövő leveleidet? Téged is elsodornak a napi sürgős tennivalók?
Ha a bejövő mappád tele van olvasatlan levelekkel, és gyakran hagysz megválaszolatlanul emaileket, gondolkodj kicsit el azon, vajon milyen képet fest rólad ez a küldő partnerek oldalán?
Ha szeretnél javítani az elektronikus levelezésed gyakorlatán és hatékonyságán, ezt a 3 lépést tedd meg minden esetben:
1.) Azonnali reakció
Senkinek sincs végtelen ideje arra, hogy az éppen beérkező emaileket figyelje. Mégis valahogy meg kell oldanod, hogy a megkeresésekre rövid időn belül érkezzen a küldő félhez egy egyszerű és gyors reakció.
Lehet ez egy beállított automatikus válasz, hogy az üzenet célba ért, és itt megadhatod, hogy várhatóan mennyi időn belül lesz időd érdemben foglalkozni a levéllel. Vagy szánhatsz erre naponta 10 percet, amikor az aznapi új megkeresésekre reagálsz röviden, miközben ezeket kiválogatod a valóban spam üzenetek közül.
Ez az egyszerű beállítás azt bizonyítja a küldőnek, hogy a levele jó helyre ment, nem a levélszemétben landolt. Így biztos lehet benne, hogy nem kell újra próbálkoznia, csak türelemmel várnia a válaszra.
2.) Tartalmi válasz
Ha korábban küldtél bármilyen rövid reakciót a levél érkezésére, akkor már tiszta lelkiismerettel szabhatod meg, mennyi időre van szükséged a válaszra.
Itt a lényeg azon van, hogy küldj bármilyen választ. Lehet az egy egy mondatos elutasítás: köszönjük, nem aktuális / ilyenekkel nem foglalkozunk / nem releváns a megkeresés stb. Az elutasító válasz is sokkal jobb, mint a hiábavaló reménykedés.
Ha pozitív a válaszod, akkor ez a levél több időt vesz igénybe. Ha nem sikerül vele érdemben foglalkozni a korábban megadott határidőn belül, akkor írj legalább annyit, hogy érdekel a téma, de időhiány miatt x idő múlva tudsz választ adni.
3.) Utánkövetés
Ha megígéred, hogy valamikor a jövőben foglalkozol a levéllel, akkor az ígéretet követően ezt azonnal jegyezd fel a naptáradban, vagy címkézd meg a levelet pl. a halasztás funkcióval.
A levelezés során kialakuló kapcsolatot pedig ápold folyamatosan. Ha a levél témája le is zárult, később jól jöhet ez a kapcsolat, ahol a másik fél szemében te a “kedves, jó fej, együttműködő” partner vagy. 🙂
Ha úgy érzed, van elmaradásod ezen a téren, gyorsan jelölj ki egy napot a naptáradban, amikor ezzel a 3 lépéssel felgöngyölöd a bejövő levelek hosszú sorát!
Ha újabb és újabb ötleteket szeretnél kapni környezetvédelmi témájú online kommunikációdhoz, gyere és kövesd a Zöld Tartalom Facebook oldalt!
Ha ennél is komolyabban gondolod, válogass a SZOLGÁLTATÁSOK között!
Hasznosnak találtad? Akkor ajánld ismerőseidnek is!